- Manage busy diaries, coordinating meetings and visits in person and online. Keeping ahead of potential scheduling conflicts; using initiative to find solutions and communicate changes in a timely manner.
- Extensive international travel booking - Flights, hotels, transportation, visas, itineraries.
- Arranging visits for VIPs to many of our international offices
- Organize conferences including guest speakers and being the key contact for suppliers.
- Coordinate team meetings including Senior Leadership team building activities.
- Event planning and organizing team huddles, using technology to link to offsite locations.
- Working with globally based teams across multiple time zones
- Being the gatekeeper and main point of contact for the Executive team.
- Occasionally working out of hours when needed to cover international hours when manager is travelling.
- Process expenses, raise PO's, chase invoices, resolve company credit card issues.
- Setting up new companies on the system and creating onboarding plans
- Ad-hoc support where needed -- including travel visas, staff gifts, research, fine tune presentations, book couriers, last minute changes to travel, designing invites to events
- Solve simple IT / Facilities problems and contact the IT / facilities department when necessary.
- Handling confidential information with integrity.
- Prepare meeting agendas, perform research for meetings, and occasionally take minutes during meetings.
- Liaise with clients and business guests, maintaining professionalism and strict confidentiality with all materials, and exercise discretion.
- Minimum of five years' experience as an EA
- Strong problem-solving and decision-making skills
- Excellent computer skills, including Windows and MS Office programs (MS Word, Excel, Outlook and PowerPoint are essential)
- Fluent written and spoken English & Spanish
- Strong time management skills, attention to detail, and the ability to organize and coordinate.
- Professional, Independent, with initiative, assertive, and collaborative (team-oriented)
- Tech savvy
- Flexible
- Discretion * * BONUS POINTS FOR EXPERIENCE / KNOWLEDGE OF:
- SAP Concur (expenses and trip travel booking tool)
- Webex
- Ariba
- Adapt
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Executive Assistant
hace 1 semana
TOPSECRETARIA Barcelona, EspañaBuscamos Executive Assistant, con más de 5 años de experiência. Se requiere un C1 de inglés. · Coordinación de agendas, viajes y reuniones Recepción y filtrado de correos y llamadas telefónicas Redacción y diseño de documentos Redacción de informes y actas sobre lo tratado en reu ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Molins Concrete & Aggregates Barcelona, EspañaDesde** Concrete & Aggregates **tenemos más de **75 años de experiência** ofreciendo soluciones en el sector de la construcción. Contamos con varias líneas de negocio como son la fabricación de hormigón, áridos, morteros, servicios en obra y medio ambiente. Como una de las líneas ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Adecco Barcelona, España¿Tienes experiência como Executive Assistant / Office Manager y estás disponible? Te interesaría una oferta que aunque fuera temporal por sustitución te diera la oportunidad de poder trabajar en una importante empresa de seguros? Si además tienes un nível intermedio de Inglés no ...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Page Personnel España Barcelona, EspañaCoordinar la agenda del director. · - Organizar reuniones, viajes y eventos de empresa. · - Atender las consultas del equipo sobre cuestiones de gestión de la oficina (por ejemplo, papelería, hardware y organización de viajes). · - Seguimiento de proveedores y control de PO's. · ...
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Executive Assistant
hace 1 mes
The Digital Law Barcelona, España De jornada completaEmpresa líder del sector jurídico en España precisa incorporar a Executive Assistant con funciones de Secretario General del CEO, y al menos 6 años de experiencia en un puesto similar. Como Executive Assistant, tendrá la responsabilidad de apoyar directamente al CEO y gestionar l ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Page Personnel España Barcelona, EspañaGestión de teléfono, mail y agenda de Dirección y Presidencia. · - Organización y protocolo de eventos y reuniones con órganos de gobierno. · - Organización de viajes. · - Preparación de informes, documentos y presentaciones de dirección. · - Relaciones institucionales con otras ...
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Executive Assistant
hace 3 semanas
Talent Search People Barcelona, EspañaPerfiles Administración y Finanzas · De duración indefinida · Barcelona, Spain · Completa · Desde € · - Incorporación inmediata · **¿Dónde trabajarás?**: · Te incorporarás en una empresa ubicada en Sant Cugat del Vallès y se dedican a la investigación, desarrollo y producción de ...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Manpower España Barcelona, EspañaNo requerida · Desde Manpower nos encontramos en la búsqueda de un/a Executive Assistant para una de las compañías líderes en el sector seguros. La posición está ubicada en Madrid. · Responsabilidades Principales · - Brindar un espectro completo de apoyo administrativo y secretar ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
BSP executive Barcelona, España**¿Dónde trabajarás?**: · Te incorporarás en una empresa ubicada en Sant Cugat del Vallès y se dedican a la investigación, desarrollo y producción de cepas probióticas naturales para tratar necesidades terapéuticas. · **¿Qué harás?**: · - Como Executive Assistant te encargarás de ...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Mur & Martí Barcelona, EspañaDesde · **Mur&Partners** ofrecemos posición como · ** Executive Assistant** para un reconocido clúster industrial. · **LA POSICIÓN** · La misión del puesto será brindar soporte a la Dirección, abordando proactivamente gestiones de apoyo, así como otras tareas administrativas. · * ...
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Executive Assistant
hace 3 días
ALDI Barcelona, EspañaResumen · - Ubicación: · 08174 Sant Cugat del Vallés · - Área profesional: · Finance & Controlling · - Nível profesional: · Assistant · - Jornada: · Tiempo completo · Funciones · Actualmente nos encontramos en búsqueda de un/a Executive Assistant de Dirección de IT y Finanzas par ...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
SASMAT RETAIL SL Barcelona, EspañaExecutive Assistant & Office Manager · Actualmente estamos buscando un/a EXECUTIVE ASSISTANT & OFFICE MANAGER para organizar y coordinar las tareas y procedimientos generales en nuestros HQ y dar soporte a Dirección (CEOs). ¿Cómo será tu día a día? EXECUTIVE ASSISTANT: Gestionará ...
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Executive Assistant
hace 3 semanas
MOSS SELECCION Barcelona, EspañaBuscamos un/a EXECUTIVE ASSISTANT para dar soporte al CEO de una gran empresa. · Nuestro cliente, multinacional española enmarcada en el sector dermocosmética/farma, es considerada como una de las más atractivas y valoradas tanto por los consumidores como por los empleados. Desta ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Babel Profiles S.L Barcelona, EspañaBienvenidos al emocionante mundo de Volkswagen Group España Distribución Si eres un estudiante recién graduado en Marketing, Administración de Empresas, Economía o Relaciones Públicas, esta es tu oportunidad para iniciar tu carrera profesional en una de las empresas más prestigio ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Molins Concrete & Aggregates Sant Vicenç dels Horts, EspañaMolins Concrete & Aggregates · Molins Concrete & Aggregates tiene más de 75 años de experiencia en el sector de la construcción. La satisfacción de nuestros clientes y la calidad de nuestros productos y servicios son un valor fundamental. Para ello, contamos con un equipo huma ...
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Executive Assistant
hace 2 semanas
Morgan Philips Executive Search Barcelona, EspañaReportando a la posición de Dirección será responsable de las siguientes tareas: · - Gestión de agenda. · - Atención telefónica: recibir, realizar y filtrar llamadas. · - Organización de viajes. · - Organización de Comités ejecutivos. · - Coordinación con pool secretarias del equ ...
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Executive Assistant
hace 3 semanas
Zurich Insurance Barcelona, EspañaHybrid · **¿Qué puede salir bien, cuando puedes ser TÚ, también en el trabajo?** En Zurich, trabajamos cada día para que encuentres el espacio · *** · Cuidar de tu · **bienestar** es nuestra prioridad, por ello apostamos por la · **flexibilidad** para que puedas dar lo mejor de t ...
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Executive Assistant
hace 3 semanas
Barcelona Health Hub Barcelona, EspañaBarcelona Health Hub busca un estudiante de Administración y Gestión para unirse al equipo. · ¿Qué ofrecemos? · Formarás parte del día a día del departamento de comunicación de una asociación sin ánimo de lucro que trabaja en el ámbito de la salud digital. Estarás rodeado de un p ...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Zurich Insurance Barcelona, EspañaHola · Soy Gemma, recruiter de esta posición. Me encanta caminar, escuchar música y podría pasarme horas contemplando el mar. Encantada de saludarte · Quizás somos la décima oferta que lees hoy, en el sofá con Netflix de fondo, o en pleno proceso de cambiosy todas te parecen igua ...
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Executive Assistant. Inglés C1
hace 1 semana
Walters People Barcelona, EspañaSobre la posición: Como Executive Assistant tu misión principal será dar soporte a miembros del comité directivo. Tus Responsabilidades Principales Serán Gestión de agendas Organización de viajes Reporte de gastos Preparación y asistencia a reuniones Soporte a la gestión de la of ...
Executive Assistant - Barcelona, España - ADP
![ADP background](https://contents.bebee.com/companies/es/adp/background-zmZDC.png)
Descripción
ADP is looking for an experienced Executive Assistant to provide support to our Senior leaders.
The role of the Executive Assistant is to plan, organize, coordinate, and control the diaries/agendas of the senior leadership team as well as plan internal/external events and meetings. The role involves frequent interaction at all levels of the organization and will actively contribute to ADP's continuous success, by using excellent organizational and inter-personal skills.
A little about ADP: * * We are a global leader in HR technology, offering the latest AI and machine learning-enhanced payroll, tax, HR, benefits, and much more. We believe our people make all the difference in cultivating an inclusive, down-to-earth culture that welcomes ideas, encourages innovation, and values belonging. We've received recognition as a global Best Places to Work and recipient of many prestigious awards for diversity, equity, and inclusion, including a DiversityInc Top 50 Company, Best CEO and company for women, LGBTQ+, and more. Learn more on our YouTube channel: http://adp.careers/DEI_Videos
What you'll do:
What will make you a star in this position:
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Diversity, Equity, Inclusion & Equal Employment Opportunity at ADP: ADP is committed to an inclusive, diverse and equitable workplace, and is further committed to providing equal employment opportunities regardless of any protected characteristic including: race, color, genetic information, creed, national origin, religion, sex, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, lawful alien status, ancestry, age, marital status, protected veteran status or disability. Hiring decisions are based upon ADP's operating needs, and applicant merit including, but not limited to, qualifications, experience, ability, availability, cooperation, and job performance.
Ethics at ADP: ADP has a long, proud history of conducting business with the highest ethical standards and full compliance with all applicable laws. We also expect our people to uphold our values with the highest level of integrity and behave in a manner that fosters an honest and respectful workplace. Click to learn more about ADP's culture and our full set of values.