Reuniones de equipo: entrada en boxes sin aburrir

La unión hace la fuerza pero también si no están claras las reglas se puede caer en el toston absoluto y lo que proyectas como algo motivante será una pérdida de tiempo. Mi visión en el siguiente post:

En esto de producir miel y seguir atrayendo más abejas a mi blog, hoy es tiempo de hablar con claridad sobre las reuniones de equipo comerciales. Esas que a veces se vuelven muy tediosas, y uno termina preguntándose, al acabar, por qué he venido!!!

Lo más probable es que si esto te ha ocurrido además de llevarte a casa la sensación de pérdida de tiempo, lo hagas con un dolor de cabeza que ni el mejor analgésico podrá quitarlo. Para todo esto hay solución:

Vamos a desgranarlo: 

- En la mayoría de las empresas comerciales el objetivo se juega de manera de mensual y, si este es tu caso, sabrás que a las últimas dos semanas del mes se impregna otra intensidad a la actividad en busca de conseguir los tan ansiados objetivos. 

- La aceleración es mayor y esto desgasta, por ello es necesario que, una vez finalizada la campaña, pares al equipo el primer día del mes. Aprovecha para hacer una entrada en bóxes, que no es otra cosa que la puesta punto. Realiza una reunión con todos los integrantes para análizar lo hecho y trazar las nuevas metas para la campaña siguiente. 

El error que se comete muchas veces en las reuniones es que se pierden por las ramas, no existe un itinerario claro y las conclusiones se diluyen. 

Por ello es importante hacer un acta de la reunión, delega esta acción en algunos de los integrantes del equipo (por ejemplo en quien más disperso suele estar y ahí ganaras en atención desde el minuto cero) Luego que envié un correo con copia a todos detallando los ítems más significativos, hasta puedes empezar vía mail un feedback, en una forma de mantener a todos al pie del cañón. 

Hoy con el uso de las tecnologías ya no es necesario que hagas una reunión presencial, aunque la recomiendo. Si la haces vía videoconferencia elige un lugar tranquilo, lo ideal es que los integrantes de tu equipo estén en casa, seguramente es el sitio donde más cómodo se encuentren. Lo único importante es la fiabilidad de la conexión para garantizar que comunicación sea exitosa.

Y por qué en casa? En la comodidad uno se suelta y suele hacer mejores análisis. Toma nota: si la gente pasa parte de una mañana al mes en su casa no ocurrirá nada. Si el objetivo en ventas está cumplido yo les doy hasta la tarde libre, es fundamental en este mundo que, si has llegado o no a la meta, exista la sensación de "fin e inicio"

Felicita por la obtención del resultado si lo has conseguido y haz alguna acción de reconocimiento si este es el caso, como por ejemplo una comida de equipo. La camaradería suele estrechar lazos y fomenta el sentido de pertenencia. No existe éxito duradero sin sentido de pertenecía. 

La diferencia entre equipo y grupo es la siguiente: mientras en el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios), en el equipo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios) 

Y como queremos crear un equipo ambicioso, con afán de superación y que sobre todo se complementen, debemos realizar acciones extraordinarias si queremos conseguir resultados extraordinarios. Frase hecha si las hay, pero 100% realista y efectiva.

Este tipo de actividad la forma un conjunto de pequeños detalles, y las reuniones son uno de ellos. 

Independientemente de que todos trabajamos para tener ingresos que nos ayuden a mejorar nuestra calidad de vida, también lo hacemos por el reconocimiento. Pon un incentivo a la superación de objetivos, nunca al cumplimiento, si conoces a tu equipo como debes sabrás que lo motiva y obrarás en consecuencia.

Aunque hayas cumplido el objetivo, con seguridad habrá cuestiones por optimizar, pregúntalas y trabaja con ellas de cara a mostrarte como un líder receptivo. Existe una máxima en el fútbol que bien puede adaptarse a la venta: "Equipo que gana no se toca"

Si por el contrario no lo has logrado, utiliza la reunión para un análisis más exhaustivo y ahonda en los puntos de mejora, haz un plan de acción y llévate el compromiso de tu equipo de ir cumpliéndolo diariamente. 

Ten mucho cuidado con herir sensibilidades, puedes traer a la reunión todos los temas que creas oportunos, inclusive los más "peligrosos", pero nunca personalices. 

Pregúntales que creen que fallo, escucha, escucha y vuelve a escuchar. Acepta errores si los has cometido, y dales tu feedback por correo electrónico uno o dos días más tarde cuando hayas analizado todas las aristas de la reunión. Recuerda la importancia de reconocer en público y criticar en privado. 

La reunión de inicio de mes o de campaña es un lanzamiento, luego todos deberemos cumplir con nuestra parte de la tarta. 

En todos los casos invierte tiempo en preparar una reunión entretenida y ágil con a lo sumo 10 puntos claves, deja tiempo para ruegos y preguntas. Apóyate en YouTube, hay miles de vídeos con diferentes temáticas, que te ayudarán a clarificar aún más el mensaje. 

Cierra la reunión con palabras claras y que apunten a lo que buscas, no pierdas contacto visual. Hazla participativa, una reunión de equipo no es un monólogo ni tampoco una formación al uso.

Invita a la reunión a los asistentes al menos 4 días antes, así todos podrán planificarse. Emplea todos los medios y herramientas que tengas a tu disposición. 

Reúnete antes con tu responsable, hazle llegar el orden del día y pídele que te haga una crítica constructiva. Dos cabezas piensan más que una, otra frase hecha. 

Tienes que sentir al acabar la reunión que tu equipo está motivado y preparado para el nuevo desafío. Muchos éxitos en esta búsqueda!! 

Y GRACIAS por haber llegado hasta aquí!!!