EL PROBLEMA DE LOS COMPROMISOS MAL MANEJADOS

Es bastante habitual que los compromisos no se cumplan, o los resultados no son los anticipados. 

Circunstancias, prioridades y necesidades pueden cambiar. 

Sin un plan de contingencia, sin importar los esfuerzos, los resultados no alcanzan a ser óptimos.

Nos sorprendemos y decepcionados cuando los compromisos no se mantienen, relaciones se ven dañadas, confianza deteriorada, tiempo desperdiciado, clientes insatisfechos son una ventaja para la competencia.

COMO ABORDAR EFICAZMENTE LOS COMPROMISOS

Se requiere de un marco sistemático para pedir, acordar y concretar compromisos.

CHECKLIST PARA MANEJAR COMPROMISOS

FASE PREPARACION

Piense detenidamente cuales son los intereses que subyacen a su pedido y para qué.

Clarifique solicitudes incluyendo acciones a llevar a cabo.

En caso de que nuestra contraparte presente una objeción, invite a sugerir otras opciones a fin de satisfacer sus intereses.

Obtenga un compromiso explícito sobre los alcances de las asignaciones y los requerimientos de cada proceso y el proyecto en su conjunto.

Comparta su estimación de tiempo, esfuerzo, recursos y costos necesarios para cumplir con el acuerdo.

Asegure un entendimiento conjunto de las condiciones de satisfacción del compromiso.

Defina y documente las asignaciones de tareas, sus alcances y condiciones del producto final.

FASE NEGOCIACION

Definid JUNTOS y asegurad un entendimiento COMPARTIDO de las condiciones de satisfacción del compromiso. Hasta donde sea apropiado para la situación, definid y documentar las asignaciones de tareas, sus alcances y plazos de realización.

Analizar y explorar barreras existentes o que puedan suscitarse a fin de completar con los compromisos adquiridos.

Definir circunstancias bajo las cuales renegociarían algún ítem.

Formular un plan de contingencia en caso de incumplimiento de compromiso.

Desarrollar un plan de control de procesos.

FASE REALIZACION

Asuma responsabilidad, evite conflictos, discuta las preocupaciones y clarifique dudas.

Notifique de todo cambio de contexto o circunstancias requeridos, revise los pasos y, de ser necesario, establezca nuevos acuerdos.

FASE EVALUACION

Explícitamente revise las condiciones, documentación, resultados y determine si el acuerdo ha sido cumplido satisfactoriamente.

Asegure un feedback positivo y comunique los beneficios alcanzados.

En caso de fracaso, realice una conversación constructiva de aprendizaje sobre lo realizado y una evaluación actual a fin de extraer lecciones para futuras interacciones.

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