COMO "SURFEAR" UNA REUNIÓN Y NO MORIR EN EL INTENTO...

¿Qué pasa en estas fantásticas reuniones de equipo?

Normalmente se reúnen varios tipos de asistentes, que plantean situaciones más o menos constructivas. Existen varios tipos de asistentes, que pueden hacer que las reuniones se conviertan en algo tedioso, largo, aburrido y sin sentido, o por lo contrario, amenizan y dinamizan el transcurso del tiempo y aportan ideas y soluciones.

Me apetecía exponer algunos de los roles típicos de los asistentes y lo qué podemos hacer para “surfear” las situaciones que plantean, si nos ha tocado el rol de moderador.

Imaginemos el contexto: sala de reuniones, mesa ovalada, todos alrededor, block de notas, Tablet, Smartphone… tacones altos, bajos, trajes chaqueta, corbatas, barbas estilo Bandholz, jeans y camisas informales con zapatos bordados… la selva ejecutiva.

Nos encontramos con LOS CONSPIRADORES, que se reúnen en un rincón y no paran de “susurrar” en voz baja (tipo la vieja del visillo) mientras los demás escuchamos a los que hablan (escucha activa) o intentamos discutir/argumentar una idea expuesta.

A que da rabia observarlos¡¡¡. Pues bien, ante estas situaciones mi consejo,  cortar de raíz. Interrumpir la reunión hasta que se den cuenta de que les estamos mirando y así dejen de cuchichear; preguntarles directamente si tienen alguna propuesta que llevar a la mesa y así que se den cuenta de que molestan y además están siendo impertinentes.

También tenemos en esta selva al INTERMINABLE, esa maravillosa personita que  tiene sus pensamientos totalmente desorganizados, tiene las ideas y las intenta aportar, pero el argumento es eterno, repite y repite hasta la saciedaz las mismas frases. Normalmente solemos aguantar el chaparrón y mientras habla estamos pensando en la lista de la compra o lo que vamos a comer ese día, porque cuando uno aburre el cerebro desconecta y deja de escuchar, pero no es lo idóneo, deberíamos de permanecer atentos a lo que dice e intentar interrumpir a la primera oportunidad ese monólogo interminable, pero ojo¡¡ las formas no se pueden perder, amabilidad y agradecimiento por las ideas que está aportando, porque seguro que son buenas pero hay que ayudar al orden.

-¿Qué hacemos con este amiguete?, podemos pasar de él y educadamente conceder la palabra a otro o podemos dejarle exponer su idea, entonces una vez acabada la intervención no prestarle más atención. Intentar que no vuelva a sacar el tema y si lo hace buscar la forma de cortar por lo sano. Siempre educadamente para no crear un conflicto.

Podemos encontrarnos con un rol que nos encanta en toda reunión, EL SABELOTODO, (ego superlativo), siempre intentará que sus ideas prevalezcan sobre las demás, tiene opinión para todo, no se calla ni bajo el agua, y siempre siempre… es el experto en todo. ¿Qué pasaría si cuando levanta la mano para hablar no le hiciéramos caso? Nada¡¡¡... salvo que tenga una buena idea que exponer, entonces podríamos perder una buena aportación, entonces.. ¿Qué hacemos?, pues obviamente, le dejamos hablar, pero procurando abreviar su intervención, buscando ocasiones para interrumpirlo. Vuelvo a insistir, todas estas situaciones se han de enfrentar educadamente (para esto y lo demás hay que tener ciertas habilidades sociales).

Y tenemos al gran JEFE INFORMAL, que siempre llega tarde, faltaría más¡¡¡ Cuando mejor va la reunión, en esos días que todo gira sobre ruedas, esos días en los que las ideas fluyen, en esos días en que se avanza y se está a punto de dar por finalizado el evento, y entonces el hombrecito suelta “Sé que ustedes son los entendidos en el tema, pero bajo mi humilde opinión, me parece que la mejor idea…” Nos ha matado (nos deja con los collares hasta el suelo), adiós a las ideas brillantes, al entusiasmo general, a la felicidad compartida…

No hay nada peor, nos puede presentar una situación mortífera ¿Cuál de nosotros se va a poner a discutir con él? (es el “jefe”). Las ideas se guardan en el baúl de los recuerdos y ahora a hacerle la pelota.

¿Qué hacemos? No lo puedes echar, porque entonces “au revoir” (peligra tu puesto), pero sí podemos demostrar firmeza y confianza en nuestro propio juicio. Puedes notificarle las aportaciones que estaba realizando el grupo antes de que el apareciera “Cuando usted ha entrado estábamos argumentando algunas ideas que creo merecen una consideración detallada”, podemos entonces explicarle las ideas y de qué persona han surgido. Si dejas que dirija la reunión estáis perdidos, el siempre será el JEFE, pero tú eres quién debe llevar el control, puedes responder a sus comentarios, o incluso solicitarle más ideas, porque tampoco vas a ignorarlo y no dejarle hablar, ahí estás muerto¡¡ Y otra cosita, que parece una tontería pero es importante, intenta no dejar a los demás asistentes que comenten las propuestas del jefe; los pones en un aprieto si las aportaciones de ellos fueron mejores que las del gran jefe.

Y por último tenemos a ese gran INCONFORMISTA, que discute, que actúa siempre en contra, que intenta rebatir todas las sugerencias propuestas, y que encima utiliza términos groseros y ridiculizantes hacia los demás asistentes. Si le pedimos explicaciones sobre su comportamiento siempre dirá con cara de iluso que él no está enfadado ni resentido, como si los demás estuviéramos “locos”. Si no te impones como moderador te fastidiará la reunión.

Podemos pedirle que abandone la reunión (es lo más fácil), pero también podemos dirigir al grupo en su contra para que se intimide al ver que la mayoría va contra él. Esto es complicado por la diversidad de personalidades, pero normalmente el grupo suele ir al unísono en estos casos.

No es fácil reconducir estas situaciones, pero como ya he dicho antes, se necesitan ciertas dosis de paciencia, mezcladas con una batería de habilidades sociales y quizá cierto atractivo carismático para llevarse la reunión al terreno cómodo.

Seguro que habéis conocido parte de estos roles y algunos más, estaría genial que hubieran más aportaciones para ampliar conocimiento. ¿Qué os parece?