Codificación de ofertas de empleo

A veces veo ofertas de empleo que no están bien codificadas, es decir, no están bien definidas las tareas y muchas veces se entremezclan tareas que no corresponden con el perfil profesional que se está buscando. Lo que puede llevar a la frustración de ambas partes, la que busca el empleo y quien busca una profesional. Estas cuatro profesiones son la secretaria, la administrativa, la recepcionista y la contable. Estas cuatro figuras son figuras de ambiente de oficina, independientemente del negocio, ya se pueden vender zapatos, vehículos, ser una entidad sin ánimo de lucro o un restaurante. Vamos a ver qué tareas engloban cada perfil:

💼 Tareas de una secretaria 💼

La secretaria es la persona encargada de brindar soporte a la dirección en la toma de decisiones y en la gestión y organización de la agenda y documentación. A veces también la secretaria solo da soporte a una o dos personas en particular. Algunas de sus principales tareas son:

📅 Organización de la agenda: una secretaria debe encargarse de programar citas, reuniones y eventos importantes en la agenda de su jefe.

📩 Gestión de la correspondencia: la secretaria debe encargarse de recibir y enviar la correspondencia, tanto física como electrónica.

📝 Redacción de documentos: la secretaria debe tener habilidades de redacción para la elaboración de documentos importantes como cartas, informes, actas de reuniones, entre otros.

📞 Atención telefónica: la secretaria debe atender las llamadas y derivarlas al departamento correspondiente.

🌍 Conocimiento de idiomas: la secretaria suele dominar varios idiomas. Tiene un perfil más internacional.

💰 Puede tener conocimientos básicos de contabilidad.

🤫 Se trata de un perfil confidencial porque se tiene a acceso a información sensible.

📊 Tareas de una administrativa 📊

La administrativa es la encargada de gestionar y organizar los procesos administrativos de una empresa. Algunas de sus principales tareas son:

💰 Gestión de la facturación: la administrativa debe encargarse de la facturación y control de pagos.

📈 Control de inventarios: la administrativa debe controlar el inventario y gestionar los pedidos de suministros.

🗃️ Archivo y organización de documentos: la administrativa debe encargarse de la organización y clasificación de los documentos de la empresa.

📧 Gestión de correos electrónicos: la administrativa debe encargarse de la gestión y respuesta a los correos electrónicos.

📞Tareas de una recepcionista 📞

La recepcionista es la primera imagen que tiene una empresa ante sus clientes y visitantes, tanto telefónica como presencial. Algunas de sus principales tareas son:

👋 Recepción de visitantes: la recepcionista debe recibir a los visitantes y clientes y brindarles la información necesaria.

📞 Atención telefónica: la recepcionista debe atender las llamadas y derivarlas al departamento correspondiente.

📄 Gestión de documentos: la recepcionista debe encargarse de la gestión de documentos y correspondencia.

📋 Registro de visitantes: la recepcionista debe registrar la entrada y salida de visitantes y proveedores.

❓ Información: la recepcionista debe tener información actualizada de los procesos y negocios que se estén llevando a cabo en la empresa para ser capaz de responder a cualquier pregunta.

📊 Tareas de una contable 📊

La contable es la encargada de llevar el control financiero de una empresa. Algunas de sus principales tareas son:

💰 Contabilidad: la contable debe encargarse de la contabilidad de la empresa, llevar el control de los debe y haber, y realizar los estados financieros.

📝 Elaboración de informes: la contable debe elaborar informes financieros y contables para la dirección de la empresa.

🗃️ Archivo y organización de documentos: la contable debe encargarse de la organización y clasificación de los documentos contables.

📊 Análisis financiero: la contable debe realizar el análisis financiero para la toma de decisiones de la empresa.

👥 Gestión de nóminas: a veces incluso recae sobre la contable la gestión de nóminas y pagos a los empleados.

Los errores que más veo es solicitar una secretaria que te lleve las nóminas o la contabilidad. O que la recepcionista tenga conocimientos de SEO o páginas web.

Por favor, seamos precisos y justos con los perfiles que necesitamos y los salarios que vamos a pagar.