Coordinador de Convenciones Ac Hotel Barcelona Forum - Marriott International, Inc

Marriott International, Inc

Empresa verificada

Barcelona, España

hace 3 semanas

Publicado por:

Isabel García

beBee Recruiter

Descripción

Número de Empleo

Categoría de Empleo Sales & Marketing

Ubicación AC Hotel Barcelona Forum, Paseo Taulat 278, Barcelona, Barcelona, Spain VER EN MAPA

Horario Full-Time

¿Ubicación remota? N

¿Reubicación? N

Tipo de Posición Non-Management

Descripción del Trabajo

El Project Manager o Coordinador de eventos es responsable de los eventos, desde su planificación y la coordinación de grupos en la propiedad hasta la ejecución de las actividades contratadas en el hotel; asistiendo directamente al Meeting Planner o al cliente final mientras asegura a su vez que los estándares de calidad y servicio cumplen con sus expectativas.

RESPONSABILIDADES

A partir de la firma de contrato de servicios, es la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevarlos con éxito.
Elabora los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicios de Alimentos & Bebidas, distribuyéndolos antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. SIEMPRE debe realizar una llamada conjunta con su Coordinar para presentarse a los clientes como la nueva figura de contacto durante la planificación y estancia de grupo confirmando así los servicios contratados
Cuando se producen cambios importantes en los servicios contratados, elabora los anexos o addendums al contrato de servicios de referencia.
Realizar las preguntas adecuadas se para anticiparse a cualquier necesidad que tenga el grupo o el evento.
Debe tener conocimiento profundo de las características del hotel, habitaciones, salones, restaurantes, servicios, horas de funcionamientos, tarifas, menú de banquetes, políticas del hotel y del departamento.
Participa y coordina las reuniones diarias de órdenes de servicios (Alimentos & Bebidas) y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos.
Da SIEMPRE la bienvenida al cliente (Meeting Planner o cliente final) favoreciendo una relación personal con el hotel y presenta además al Event Operatios.
Mantiene una imagen profesional tanto en apariencia como en conducta cuando trata con un cliente (Meeting Planner o cliente final).
Comunica cualquier cambio, cancelación o petición especial a los departamentos involucrados.
Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
Planifica y dirige las reuniónes preconvención (precon) para asegurar que se establece une relación directa entre los Jefes de Departamentos y el Meeting Planner a cargo del grupo.
Conoce y trabaja en asociación con aquellas empresas externas que facilitan servicios extraordinarios ajenos al Hotel (fotógrafos, floristas, decoradores, empresas de traducción, audio visuales, animadores )
Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado.
Realiza el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura proforma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente.

PERFIL PROFESIONAL

Conocimientos

Estudios de Turismo.
Nível profesional de inglés (
Nível profesional Microsoft Office.
Formación reglada o experiência en gestión de eventos.

Habilidades

Saber motivar las políticas de empresa poniendo en valor los intereses del cliente durante la planificación.
Comunicar eficazmente a todos los grupos de interés del evento (Jefes Departamentales, Meeting Planner, Proveedores, etc).
Organizado y respetuoso con los tiempos necesarios para la planificación efectiva de eventos.
Capacidad para anticiparse a las necesidades de los clientes de forma empática.
Mantener une actitud positiva ante cualquier circunstancia adversa.
Mantener relaciones profesionales duraderas que sirvan de unión entre el Hotel y el cliente.
Trabajar en armonía bajo presión y poder coordinar multitud de tareas al mismo tiempo.
En AC Hotels creemos que prestar atención