Senior Accounts Payable Operations Specialist - Valencia - Mileway

    Mileway
    Mileway Valencia

    hace 2 días

    Default job background
    Descripción

    **Job Title:** Senior Accounts Payable Operations Specialist

    We are seeking a detail-oriented professional to join our team as Senior Accounts Payable Operations Specialist at our Valencia office.

    About the Role

    The Accounts Payable team is an integral part of our Corporate Operations function, which ensures the accurate and timely processing of corporate and property invoices across a portfolio of over 900 entities. As a key member of this team, you will be responsible for the full invoice life cycle leading up to payment, ensuring that all payables are processed within published SLAs and in line with policies.

    Key Responsibilities

    • Vendor Invoice Processing:
      • Review, code, and process vendor invoices in Basware for Corporate, non-recoverable, and CAPEX invoices.
      • Correct vendor invoices that have been rejected during the validation and approval flow.
      • Investigate vendor invoices that have been fully approved but failed transfer to our ERP.
      • Report transfers failed and incomplete for transfer invoices to Head of Corporate Operations and work with the team to resolve them.
      • Raise disputes to vendors on incorrect invoices.
      • Escalate to Supervisor any issue that would prevent the timely processing of vendor invoices.
    • Management of Queries:
      • Monitor Accounts Payable functional mailboxes to facilitate the team's handling of all vendor requests and internal queries related to the status of invoices received.
      • Monitor the relevant queue in the system to assist new Mileway entities' creation.
    • Vendor Management:
      • Create new vendors, update existing vendor database, perform callback.
      • Reporting / financial closing activities.
      • Maintain accurate records and ensure compliance with regulatory requirements.
    • Process Improvement:
      • Highlight any process-related constraints to management.
      • Develop and implement process improvements to increase efficiency and productivity.
    • Backup and Ad-hoc Tasks:
      • Act as a backup for the supervisor: allocating workload, monitoring the team's work, and assisting them when needed.
      • Actively participate, coordinate ad-hoc projects, tasks.

      Requirements

      To succeed in this role, you will need:

      • Strong previous experience in Accounts Payable roles.
      • Knowledge of basic accounting principles - Real Estate accounting knowledge would be an advantage.
      • Demonstrate awareness of requirements in respect of VAT and payments.
      • English fluency (any other European languages, most specifically French and German, would be an advantage).
      • Basware knowledge/experience will be an advantage.
      • Strong analytical and numerical ability.
      • A high level of attention to detail.
      • Good planning and organizing skills - ability to manage multiple tasks and work under deadlines.
      • Good communication skills, team mindset.
      • A desire to work and grow in an international environment.
      • A good command of Microsoft Office tools.

      About Us

      Our mission is to be the most customer and environment-focused last mile real estate company in Europe, creating space for businesses to grow sustainably.

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