Office Manager - Madrid, España - 3INA COSMETICS SL.

Descripción

Descripción de la compañía:

3INA es la marca de makeup y skincare que mas está creciendo en España.

Somos una marca de belleza atrevida, divertida, sin límites, ni restricciones, y contamos con puntos de venta físicos y online en más de 40 países.

Buscamos un/una Office Manager para incorporarse a nuestro programa de Becas 3INA, y tener la oportunidad de aprender durante 12 meses todas las funciones propias del puesto.

No requerimos experiência previa, pero si es imprescindible cumplir con los requisitos detallados al final de la oferta.

Si tienes ganas de aprender y desarrollarse en la marca de belleza que más está creciendo a nível global, te estamos esperando


Descripción del puesto:

Tu principal responsabilidad será prestar un adecuado servicio interno en los siguientes puntos:


1.


Recepción:

• Organizar y gestionar los servicios de recepción y zonas comunes.
• Acoger, guiar, acompañar, y llevar el control de entrada y salida de los visitantes.
• Atención telefónica: recepción llamadas externas. Resolver las peticiones en cada caso, o transferirlas a la persona adecuada.
• Organizar, gestionar y distribuir, cuando sea necesario, el correo entrante/saliente; ya sean paquetes, cartas, u otras comunicaciones.
• Gestionar de manera eficiente el archivo de documentos corporativos (documentos bancarios, facturas, etc.)
• Hacer recados y realizar tareas diversas relacionadas con el trabajo y proyectos ad hoc según se le asignen.

2.


Oficina:

• Responsable de aplicar y mantener todos los procedimientos relacionados con la oficina, teniendo siempre el foco puesto la sostenibilidad (reciclaje, y uso eficiente del agua y electricidad)
• Garantizar que el espacio de trabajo, espacios comunes, y las salas de reuniones, se mantengan ordenados y presentables, y proporcionar todo lo necesario en las salas de reuniones (agua, consumibles de papelería )
• Garantizar el correcto funcionamiento de los equipos e instalaciones de la oficina (calefacción, aire acondicionado, electricidad, seguridad, mobiliario, tarjetas de acceso, etc.). Tomar la iniciativa para resolver los problemas y adoptar las medidas oportunas.
• Asesorar a los empleados/as sobre cualquier duda o situación que pueda surgir relacionada con el uso de la oficina.

3.


Proveedores:

• Mantener los suministros de consumibles de oficina; papelería, limpieza, bebidas, mediante pedidos semanales a diversos proveedores.
• Contacto clave con los principales proveedores de servicios; como agencia de viajes, empresa de limpieza, y empresa de seguridad.
• Ser el principal punto de contacto con nuestra agencia de viajes, así como con otras plataformas de transporte privado (Uber, Bolt, etc.)
• Catering: gestión de los pedidos, recepción, y distribución en la oficina cuando proceda.

4.


Relación con equipos:

• Colaborar con RRHH,IT, y otros departamentos para ayudar con las tareas de incorporación/salidas de nuevos empleados. Esto puede incluir la entrega/devolución de hardware, solicitud o cancelación de tarjetas de acceso a la oficina, y/o preparación y entrega de welcome packs.
• Organizar los puestos de trabajo de los empleados (distribución de la oficina), en coordinación con IT y RR.HH.
• Apoyar al equipo de RRHH en la gestión de eventos corporativos, reuniones generales y TownHalls.

Apoyar a los Co-Founders en:

• Gestión de la agenda del director ejecutivo: organizar reuniones, citas y proporcionar recordatorios.
• Gestión de las comunicaciones, incluida la recepción de llamadas y la respuesta a correos electrónicos.
• Organizar viajes.
• Asistencia en reuniones clave.

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Requisitos del puesto:

• Formación: FP en Administración y finanzas o similar.
• Idiomas: español e inglés alto/bilingüe.
• Experiência (años/área): no es necesaria experiência, aunque valoramos el hecho de haber realizado unas prácticas de al menos 3/6 meses en una posición similar.
• Habilidades personales: planificación y organización, comunicación, trabajo en equipo, flexibilidad.
• Disponibilidad de Lunes a Viernes en oficina (no hay posibilidad de teletrabajo por la naturaleza del puesto)

Perfil:

Buscamos un/una Office Manager para incorporarse a nuestro programa de Becas 3INA, y tener la oportunidad de aprender durante 12 meses todas las funciones propias del puesto.

No requerimos experiência previa, pero si es imprescindible cumplir con los requisitos detallados al final de la oferta.

Si tienes ganas de aprender y desarrollarse en la marca de belleza que más está creciendo a nível global, te estamos esperando

• Que ofrecemos:
• Formación a cargo de la empresa.