Administrativo/a Servicios Corporativos con discapacidad - Madrid, COMUNIDAD DE MADRID, Spain - Fundacion Adecco

Fundacion Adecco Madrid, COMUNIDAD DE MADRID, Spain

hace 4 días

Educación / Formación

Descripción

Key Role Summary
The Corporate Services Administrator is a crucial position providing support for business operations and facilities. This role plays a key part in ensuring seamless day-to-day functioning of corporate services.

This role works under the guidance of the Global Corporate Services Manager and leads local facility operations on a daily basis. The Corporate Services Department oversees various responsibilities, including employee services, equipment maintenance, physical security, and building projects.

Essential Job Responsibilities

Facilities Management: Oversee day-to-day facilities operations, including flex seat management, access control, mail services, multifunction equipment, pantries, supplies, conference rooms, storage rooms, first aid supplies, and other related tasks.
Purchase Order Management: Create purchase order requisitions for local office and other locations. Review and approve invoices and collaborate with Accounts Payable to ensure timely payments.
Supplier Account Management: Manage local supplier account needs, schedule equipment maintenance, maintain records, and provide reporting as required.
Building Services Coordination: Manage local building service requests and relations, including landlord/building correspondence, events, drills, and tenant meetings.
Physical Security: Manage onsite physical security, including daily checks, ID badge issuance, access programming, and quarterly reporting.
Employee Support: Administer various employee services through an internal ticketing tool, covering both local and remote support across the globe. This includes mobiles, travel program, conferencing services, and other employee benefits.
Additional Requirements: Possible infrequent travel may be required, and flexibility to work later start/end hours may be necessary for North America-based support cases.

Required Qualifications and Skills

A minimum of 2-5 years of relevant experience.
Strong commitment to delivering exceptional service in a fast-paced, dynamic team environment.
Excellent communication skills in English, with proficiency in Spanish also desired.
Highly motivated individual with a strong work ethic, energetic approach, and diplomatic style.
Intermediate to advanced Microsoft Office skills, including Outlook, Word, Excel, and ability to use graphing, pivot tables, and vLookup functions in Excel.
Ability to work extended hours, including evenings and weekends, and be available on call for emergencies.
Experience with vendor management and service portals.
Bachelor's Degree or equivalent work experience.

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