Executive Assistant - Madrid, España - SHA WELLNESS CLINIC

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Empresa verificada
Madrid, España

hace 1 semana

Isabel García

Publicado por:

Isabel García

beBee Recruiter
Descripción

Puesto:

Executive Assistant - Inglés Alto


Requisitos:


RESPONSABILIDADES

  • Office Management: Administración de la oficina de Madrid. Gestión de proveedores, gestión de cuentas de la misma, gestión de stock oficina, etc.
  • Asistir al VP en su día a día, organizando su agenda, el flujo de trabajo, priorizando las solicitudes, haciendo seguimiento para asegurar respuestas puntuales, preparando reuniones y teleconferencias, habitualmente en zonas horarias distintas
  • Recibir y priorizar la correspondencia de VP, tomando las acciones oportunas por su parte, y redirigiendo para las acciones necesarias por parte de otros miembros del equipo o colaboradores. Mantener actualizada la correspondencia, respondiendo ágilmente en nombre de VP cuando así corresponda
  • Obtener, compilar y extraer información de archivos, publicaciones, internet, bases de datos y otras fuentes para preparar documentos y presentaciones.
  • Preparar todos los aspectos referentes a los desplazamientos de VP, incluyendo: Gestión de visas, recepción y gestión de citas, reserva vuelos, trenes, hoteles, restaurantes preparando reporte de gastos, etc. atendiendo a los plazos y criterios internos, consiguiendo la máxima rentabilidad y eficiencia
  • Mantener actualizada la Base de Datos de VP así como del departamento
  • Realizar seguimientos tras asistencia a reuniones, viajes, eventos comerciales
  • Representar a VP en reuniones, eventos
  • Organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización
  • Realización de presentaciones, informes y documentos
  • Envío de felicitaciones, detalles, notas de agradecimiento, etc.
  • Reconocer los flujos de comunicación interna y generar los documentos necesarios para su correcta transmisión. Actuar de canal de comunicación / coordinación entre VP y los distintos departamentos cuando corresponda

COMPETENCIAS
Competencias Técnicas

  • Licenciatura en Periodismo, Marketing, Administración de Empresas, Publicidad y Relaciones Públicas, Marketing, Investigación y Técnicas de Mercado o similar.
  • Dominio del Español e inglés (Nível Alto o Bilingüe), valorable otros idiomas.
  • Dominio de MSOffice
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