Management Team Assistant Junior - Barcelona, España - Adamo

Adamo

Empresa verificada

Barcelona, España

hace 3 semanas

Publicado por:

Isabel García

beBee Recruiter

Descripción

En colaboración con la actual Senior PA, a quién reportará, llevará a cabo todas las gestiones de soporte al equipo directivo de la empresa y a los demás departamentos de la organización, según sea necesario, realizando funciones administrativas, documentales, organización de agendas y eventos, gestión de la información y comunicación interna y externa, asegurando, en todo momento, los níveles de calidad y criterios éticos de la institución.

Se requiere un año mínimo de experiência en puesto similar.

Entre las principales tareas se encuentran:

Recepción de informes operativos destinados al CEO, criba, resumen y presentación de los datos más relevantes para la toma de decisiones y discusiones grupales por parte del CEO.
Administración de sistemas de información y archivos, en formato digital, principalmente: actas, contratos, presentaciones, etc.
Organización y gestión de agendas coordinando las diferentes actividades programadas.

- (Colaboración en ausencia de la secretaria de Dirección) Gestión y organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos.

Gestión y control de documentación confidencial varia.
Elaboración y presentación de documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas, presupuestos).
Detección de necesidades y anticipación de soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.
Participar en la coordinación de diversos proyectos de la empresa

Responsabilidades

Atención y filtro de llamadas.
Gestión del archivo y la documentación.
Gestión y seguimiento del correo (electrónico, postal o vía fax).
Gestión de la agenda del equipo directivo.
Coordinación y organización de viajes. Gestión de facturas y hojas de gastos.
Coordinación de reuniones (coordinación de agendas, preparación y distribución del material necesario para las mismas).
Apoyo en la preparación de presentaciones corporativas.
Apoyo en la organización de eventos corporativos internos.
Tareas administrativas generales de apoyo al departamento.
Listar diferentes informes financieros, de análisis de negocio, de ventas de las diferentes áreas etc, y saber interpretarlos de un modo general.
Apoyo a la Asistente de Dirección, colaborando con ella en varias funciones.
Excelente nível de competencia comunicativa, tanto oral como escrita en castellano y en inglés.
Dominio de las diferentes herramientas de ofimática.
Tener elevada capacidad para trabajar en equipo de manera colaborativa y autónoma.
Capacidad para gestionar imprevistos, tanto su resolución como su gestión emocional.
Conocimientos de administración y finanzas, y de contabilidad.
Inspirar confianza y confidencialidad.
Ser una persona polivalente, flexible, responsable, empática, discreta, comunicativa y rigurosa. Tener una actitud curiosa frente a lo desconocido y de aprendizaje constante.
Poseer dotes de organización y planificación.
Orientar el trabajo hacia la búsqueda de resultados, como también, tener iniciativa y dinamismo.
Capacidad de trabajar con gran volumen de trabajo, en un ambiente dinámico y rápido, de mucha colaboración.
De trato amable y cordial. Excelentes habilidades interpersonales.